İNSAN KAYNAKLARI UYGULAMALARINDA KEP ve E- TEBLİGAT
İşveren ve işçi arasındaki İş Sözleşmesinin akdedilmesiyle başlayan iş ilişkisi, işçinin çalışması sonucunda ücret ödemesi, izin uygulamaları ve çalışmayla ilgili ihtarlar ile devam etmekte ve emeklilik veya sözleşmenin feshi ile son bulmaktadır. İşçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinin bütün aşamalarında yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulması özellikle bir uyuşmazlık halinde sorunun çözümü ve hakkın ispatı için önem arz etmektedir.
Bu yazımızda işçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinin ‘çalışma ve ücret ödenmesi’ nedeniyle tutulması zorunlu kayıtlar olan bordro ve hesap pusulasının elektronik ortamda tutulması, imzalanması ile ihtar ve fesih bildirimlerinin elektronik olarak yapılması yönlerini inceleyeceğiz.
Önce kanunlarımızda ücret ödemeye ilişkin tutulması/düzenlenmesi zorunlu belgeler, sonra işyerindeki durum ve olaylara ilişkin tutulacak tutanak ve belgeler incelenecektir. Daha sonra KEP (kayıtlı elektronik posta) ve e-Tebligat incelenecek ve son olarak ise ücret pusulası, ücret bordrosu, ikazlar, ihtarlar ve fesih bildirimlerinin KEP ve e-Tebligat yoluyla yapılması tahlil edilecektir.
A-ÜCRET ÖDEMEYE İLİŞKİN BELGELER:
İşçi, ücret karşılığında işverenin işini görmektedir. İş uyuşmazlıklarının büyük bir kısmını ücret ve diğer mali-sosyal hakların ödenip ödenmemesi hususu oluşturmaktadır. Ücret ödem esi ile ilgili olarak İş Kanununda Ücret Hesap Pusulası, 5510 SSGSS Kanunu ve VUK ise Ücret Ödeme Bordrosu tanımlanmıştır. Bunları sırası ile inceleyecek olursak:
1-Ücret Hesap Pusulası: İş Kanunun ‘Ücret Hesap Pusulası’ başlıklı 37. Maddesinde ‘ ‘İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.’
Yüzdelerin belgelenmesi başlıklı 52. Maddesinde ‘Yüzde usulünün uygulandığı işyerlerinde işveren, her hesap pusulasının genel toplamını gösteren bir belgeyi işçilerin kendi aralarından seçecekleri bir temsilciye vermekle yükümlüdür. Bu belgelerin şekli ve uygulama usulleri iş sözleşmelerinde veya toplu iş sözleşmelerinde gösterilir. ’
Yine İş Kanunun ‘Ücret İle İlgili Hükümlere Aykırılık’ başlıklı 102 maddesinin (b) bendinde ‘ 37 nci maddesine aykırı olarak ücrete ilişkin hesap pusulası düzenlemeyen veya işçi ücretlerinden 38 inci maddeye aykırı olarak ücret kesme cezası veren veya yaptığı ücret kesintisinin sebebini ve hesabını bildirmeyen 52 nci maddedeki belgeyi vermeyen işveren veya işveren vekiline dörtyüzelli Türk Lirası idari para cezası verilir.’
Hükümleri bulunmaktadır.
Hesap pusulasında belirli bir dönemde (günlük, haftalık, aylık vb.) işçiye ödenen ücretin ve yapılan kesintilerin mahiyeti ayrıntılı olarak gösterilmesi zorunlu tutulmuştur. Hesap pusulasının işçiye verilmesi zorunlu olup işverenin özel logosu ya da imzasının bulunması gerekir. Hesap pusulasının işçi tarafından imzalanması gerekli değildir. İşçinin hesap pusulasına attığı imza hesap pusulasının bir örneğini aldığını bildirmektedir. İşçinin imzası ödemenin tam ya da hatasız olduğu anlamına gelmemektedir.
2-Ücret Tediye Bordrosu: 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun 102. Maddesinin 1-e-5. bendinde “İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen(imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır .” hükmü yer almaktadır.
Sosyal güvenlik mevzuatı açısından prime esas kazancın tespit edilmesi önemli olup ödemelerin banka kanalıyla ödenmesi durumunda Ücret Tediye Bordrosunda işçi imzasına gerek duyulmamaktadır. Yine de, imzalı ücret tediye bordrolarının, bordroda yazılı çalışma sonucunda ücretin işçiye ödendiği konusunda karine olduğuna dair Yargıtay içtihadı bulunmaktadır.
3-Ücret Bordrosu: Vergi Usul Kanunun 4. Bölüm- Ücretlere Ait Kayıt ve Vesikalar- Madde 238 – İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz. Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malümat yazılır. 1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.); 2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası; 3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti); 4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre; 5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı. Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır. İş verenler ücret bordrolarını ,yukarıdaki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.
Usulsüzlük-Usulsüzlüğün Derece ve Cezaları başlıklı 352. Maddesinde ‘ 7. Bendinde ‘ Vergi beyannameleri, bildirimler, evrak ve vesikaların kanunen belli şekil ve muhteviyatı ve ekleri ile bunlarla ilgili olarak yapılan diğer düzenlemelere ilişkin hükümlere uyulmamış olması; 8. Hesap veya muamelelerin doğruluk veya açıklığını bozmamak şartıyla bazı evrak ve vesikaların bulunmaması veya ibraz edilmemesi.’
Hükümleri bulunmaktadır.
Vergi Usul Kanunu Ücret Bordrosunda ücret, ücrete esas süre ve kesilen vergiler temel alınarak, ödemenin makbuz (banka dekontu da bir makbuzdur) karşılığı yapılması durumunda ücret alındığına dair imzayı zorunlu tutmamaktadır.
Öte yandan, 18/11/2008 tarihli ve 27058 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik ile 5 ve daha fazla işçi çalıştıran işyerleri ücret ve her türlü ücret benzeri ödemelerini bankalar aracılığıyla yapmak zorundadır.
B- İŞYERİNDEKİ DURUM VE OLAYLAR VEA İLİŞKİN BELGELER:
İşçinin mesaiye riayet etmemesi, devamsızlık etmesi, işyerinde çalışanlarla kavga etmesi, sataşması, işçinin sağlık sorunları dolayısıyla işin aksaması, işveren tarafından verilen işleri zamanında yapmaması, performans ve yetkinlik gibi sebeplerle tutulan tutanaklar sonucunda işçiye yapılacak ikazlar, izahat ya da savunma talepleri veya iş akdinin feshi işçiye imza karşılığı tebellüğ ettirilmesi gereken belgelerdir. Bu belgeleri imza ile tebellüğ etmeyen işçiye genel uygulama olarak, ya iadeli taahhütlü mektupla ya da noter vasıtasıyla tebligat yapılmaktadır.
Yine işyeri çalışma koşullarında önemli değişiklikler, işçinin tacize veya mobbinge uğraması, işçinin sağlık durumunun işi yapmasına engel olması, işverenin ya da diğer işçilerin sağlık sorunlarının işçiye tehlike arz etmesi v eya emeklilik talebi gibi sebeplerle işçinin işverene ihtar çekmesi ya da iş akdinin feshini bildirmesi gerektiği durumlar da bulunmaktadır.
C-KAYITLI ELEKTRONİK POSTA
Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;
Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi
ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir. Kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.
Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.
Ülkemizdeki mevzuatta ilk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, yine aynı Kanun ile Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiştir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda aşağıdaki hükümler bulunmaktadır.
MADDE18-(3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.
MADDE 1525-(1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.
MADDE 1525-(2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.
25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte ise,
Kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanımı MADDE 11 – (1) KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukukî ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır. (2) KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır. Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda; KEP hesabı, bu Yönetmelik hükümlerinde belirtilen şekilde yetki verilmiş olan işlem yetkilisi tarafından hesap sahibinin nam ve hesabına kullanılır. (3) KEP hesabı kullanılarak yapılabilecek işlemler ve sonuçları KEPHS ile hesap sahibi arasında imzalanan sözleşme veya taahhütname ile belirlenir. (4) Hesap sahibi olan tüzel kişi istediği zaman işlem yetkilisini değiştirebilir. Kayıtlı elektronik posta hesabının kontrol edilmesi MADDE 12 – (1) Hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. (2) Mücbir sebep hâlleri dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda o işgünü içinde gelen iletinin ertesi işgünü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir.
Kayıtlı elektronik posta sisteminde yapılabilecek diğer işlemler MADDE 14 – (1) KEPHS, KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler sunabilir. Hukukî sonuçlar MADDE 15 – (1) KEPHS’nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. (2) KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukukî sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar.
D-ELEKTRONİK TEBLİGAT
Elektronik Tebligat (e-tebligat), Tebligat Kanunu’nda belirlenen tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanan tebligatların e-Tebligat Yönetmeliğine uygun olarak değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi(UETS) yoluyla alıcılarına iletilmesidir.
Belgenin içeriğinin başkaları tarafından değiştirilemeyeceğini garanti eder, güvenilirdir.
Fiziki ortamda haftalarca süren tebligat işlemi, e-tebligat sistemi ile saniyeler içerisinde gerçekleştirilir.
Elektronik tebligat sisteminde tebligatın ne zaman yapıldığını, gönderen kurumun ve alıcının kim olduğunu, gönderilen tebligatın ve eklerinin ne olduğunu, görüntülenebildiği için herhangi bir ihtilafa yer bırakmaz.
Konu ile ilgili olarak 7201 sayılı Tebligat Kanununda aşağıdaki maddeler bulunmaktadır.
MADDE 1: Tebligatın yapılması: Kazaî merciler, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile vakıf yükseköğretim kurumları, il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak elektronik ortam da dâhil tüm tebligat, bu Kanun hükümlerine göre Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıyla yapılır.
MADDE 7/a– Aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.
1. 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.
2. 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.
3. Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.
4. Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.
5. Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
6. Kamu Kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.
7. Kanunla kurulanlar da dahil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.
8. Noterler.
9. Baro levhasına yazılı avukatlar.
10. Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.
11. İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.
Birinci fıkra kapsamı dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur. Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Bu Kanun uyarınca yapılan elektronik tebligat işlemleri, Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından kurulan ve işletilen Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden yürütülür. Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi, sistemin güvenliğini ve bu sistemde kayıtlı verilerin muhafazasını sağlayacak her türlü tedbiri alır.
“Elektronik tebligat adresinin oluşturulması: EK MADDE 2– Elektronik tebligat adresi, Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından, 7/a maddesi kapsamında kalan her bir gerçek kişi için kimlik numarası, tüzel kişi için ise tabi oldukları sistem numarası esas alınmak suretiyle sadece bir tane olacak şekilde oluşturulur ve sistemde kaydedilir. Oluşturulan elektronik tebligat adresleri, adres sahiplerine teslim edilmek üzere, ilgili kurum, kuruluş veya birliğe gönderilir; 7/a maddesinin ikinci fıkrası kapsamında kalan kişilere ise doğrudan teslim edilir. Bu adresler, adres sahibine teslim edildikten sonra 1 inci madde uyarınca tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına sunulur. Kurum, kuruluş veya birlikler ile gerçek veya tüzel kişilerin 7/a maddesi uyarınca elektronik tebligat zorunluluğuna tabi olmaları veya bunlar hakkında elektronik tebligat zorunluluğunun ortadan kalkması hâllerinde gerekli bildirimler, ilgili kurum, kuruluş veya birlik tarafından bir ay içinde yapılır ve bildirimi takip eden bir ay içinde Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından gerekli işlem yapılır. Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi, elektronik tebligat sisteminin yürütülmesi için gerekli bilgi ve belgeleri ilgili kurum, kuruluş veya birliklerden ister. İlgili kurum, kuruluş veya birlikler, talep edilen bilgi ve belgeleri Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketine göndermek zorundadır.”
E-SONUÇ:
Ücret ödemesine ilişkin belgelerdeki işçi imzası, Ücret Hesap Pusulasında pusulanın işçi tarafından alındığına, Ücret Tediye Bordrosunda ise belirtilen süre, tatil, fazla mesai vb. ücretlerinin tam olarak alındığına dair karine teşkil etmektedir. Diğer yandan, işyerindeki olayların, çeşitli uyarıların, bilgilendirmelerin, ikazların, savunma veya izahat taleplerinin ve fesih bildirimlerinin ise işçiye zamanında yapılması ve bunun ispatı , işveren açısından her türlü davada mali ve cezai sorumluluk açısından hak kaybı doğuracak kadar önem taşımaktadır. Dolayısıyla bu belgelerin her işçi tarafından imzalanmış olması ve işçiye zamanında bildirilmesi, tebliğ edilmesi ve bunun delil olarak ortaya konabilmesi işveren açısından önemlidir.
Özellikle çok sayıda işçisi olan, birden fazla vardiyada çalışma yapılan ya da yönetim merkezinden uzak il/ilçelerde çalışanların bulunduğu işyerlerinde ücret hesap pusulası ve ücret tediye bordrolarının işçilere imzalatılıp şirket merkezinde toplanmasının ve muhafazasının zorluğu ortadadır.
Kağıt ortamında tutulan kayıtların zamanla yıpranması, yazılarının çeşitli sebeplerle okunmaz hale gelmesi, düzensiz arşiv ve evrakların kaybolması belgelerin muhafazasında yaşanan belli başlı sorunlardır.
Belgelerin taranarak bilgisayar ortamında saklanması ise işyeri içi bir delil teşkil edebilse de, bilgisayar ortamındaki taranmış belgelerde her türlü (zaman, tutar, imza vb.) usulsüzlük yapılabildiğinden, yargı önünde delil olarak kabul edilmeyebilecektir.
Yine, bir sorunun varlığı ya da işçinin kötü niyetli olarak işten ayrılmayı düşünmesi hallerinde belgelerin işçi tarafından tebellüğ edilmemesi, imzalanmaması yaygın olarak görülmektedir. Bu durumda belgelerin işçiye tebliği zaman ve parasal kayba yol açmaktadır.
Bir bütün olarak işçi-işveren-devlet arasındaki davalarda, teftişlerde ve denetimlerde belgelerin gerekli şekil, zamanında tebliğ ve ibrazı önemlidir. Bu durum ise işveren açısından, işe, iş fırsatlarına, işyerinin yönetimine konsantre olmasını engelleyen, işletmede ekonomik kayba yol açabilecek bir riskdir.
Bilgi çağının yeniliklerinden ve kolaylıklarından biri olan KEP Kayıtlı Elektronik Posta ile belgelerin imzalanması, tebellüğü, işçiye bildirimin zamanında yapıldığının ispatı ve genel olarak belge ve bildirgelerin muhafazası yasal olarak sağlanabilmektedir.
KEP uygulaması için öncelikle iş sözleşmesine işçiye yapılacak bütün bildirimlerin KEP adresi aracılığıyla yapılacağı, yapılan bildirimlerin kaç gün içinde okunduğunun kabul edileceği, ücret tediye bordrolarına ve yapılacak diğer belgelere/bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, kaç gün içinde itiraz edilmezse bordronun ve diğer belge/ bildirimlerin işçi tarafından kabul edildiğinin yazılması gerekmektedir.
Ardından kanunen yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından birinden işveren ve işçiler adına KEP adresi alınacaktır. İşveren ve işçi arasındaki belge, bildirge, bildirim iletişiminde KEP adresi kullanılacaktır. KEP adresi hizmet sağlayıcısından ücret mukabili alınmaktadır.
E-Tebligat adresi ise ise yasal olarak tebligat yapmaya yetkili makamlar tarafından kişilere yapılacak tebligat için kullanılacaktır. Yani, işçinin e-tebligat adresine işverenlerin bildirim, belge, bildirge göndermesi söz konusu değildir. E-tebligat adresi tebligatı yapmaya yetkili PTT tarafından ücretsiz olarak verilmektedir.
Özet olarak, KEP uygulaması ile;
İşveren tarafından işçiye yapılacak her türlü bildirimin, uyarıların, ikazların, savunma taleplerinin ve fesih bildirimlerinin işçi tarafından tebellüğü ile,
Ücret Ödeme Bordrosunun işçi tarafından kabul edildiğinin, onaylandığının,
Elektronik ortamda gerçekleştirilmesi ve bunun delil olarak ispatı mümkün olmaktadır.
Konuya işçi açısından bakıldığında ise işveren tarafından yapılan bütün bildirimler delil olacak şekilde ve işçinin kolayca erişebil diği e-posta adresinde muhafaza edilmekte dir. Bu durum işçinin ücret ve çalışma ile ilgili diğer verilere her zaman ulaşmasını sağlayacaktır. İşçi tarafından kabul edilen, onay verilen ücret tediye bordrosunun yasal karine olması bir dezavantaj olarak görülse de Yargıtay’ın son yıllarda verdiği kararlarında , işçinin, imzalı bordrolarda belirt ilen ücret ve çalışmaların aksini her türlü delille ispatlayabileceği hükmü bulunmaktadır.
Yusuf ÖZER YMM