SERBEST MESLEK ERBABI, İŞLETME HESABI ESASINA GÖRE DEFTER TUTANLAR İLE BASİT USULE TABİ OLAN MÜKELLEFLER İÇİN GETİRİLEN E-DEFTER-BEYAN SİSTEMİ UYGULAMALARINA İLİŞKİN DÜZENLEMELER
Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin
vergisel ve ticari işlemlerini elektronik ortamda kayıt altında tutabilmeleri,
bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların bu kayıtl ardan hareketle defterlerini elektronik ortamda oluşturabilmeleri ve saklayabilmeleri,
vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmeleri ile elektronik ortamda belge düzenleyebilmeleri
bu sayede söz konusu yükümlülüklere ilişkin bürokratik işlemlerin ve uyum maliyetlerinin azaltılması, kayıt dışı ekonomi ile etkin bir şekilde mücadele edilmesi ve vergiye gönüllü uyum seviyelerinin artırılması amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemi Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar, 17.12.2017 tarih ve 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 486 no.lu VUK Genel Tebliği’nde kısaca aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.
e-Defter-Beyan Sistemi Uygulamasına Tabi Olacaklar
Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükellefler bu sistemi kullanmak zorunda olup,
İşletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Bakanlıkça müsaade edilen KV mükellefleri,
Bilanço esasına göre defter tutan mükellefler
Gelirleri sadece ücret, gayrimenkul sermaye iradı, menkul sermaye iradı ile diğer kazanç ve iratlardan veya bunların birkaçından veyahut tamamından oluşan gelir vergisi mükellefleri
bu uygulamadan yararlanamayacaktır.
E-Defter-Beyan Sistemini Kullanmak İçin Yapılacak Başvuru Tarihi ve Süreci
Başvuru
e-Defter-Beyan Sistemini kullanmak zorunda olan mükelleflerin, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dahil) www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.
Başvuruda Bulunacaklar
e-Defter-Beyan Sistemini kullanmak zorunda olan mükellefler Sistemini kullanmak amacıyla yapacakları başvuruyu;
Kendileri,
340 Sıra No.lu V.U.K. Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzaladıkları meslek mensupları aracılığıyla veya
Basit usule tabi olanlar için, aralarında 486 No.lu Tebliğin ekinde yer alan “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” düzenledikleri meslek odaları aracılığıyla
yapılabileceklerdir.
Başvuru Tarihleri
31.12.2017 tarihine kadar Sistemi kullanmak üzere yapılması gereken başvurular serbest meslek erbabı tarafından 31.01.2018, basit usule tabi olan mükellefler açısından ise 30.06.2018 tarihine kadar yapılabilecektir.
Sistem Uygulanmaya Başladıktan Sonra, Yapılacak Başvurularda Süre
Defter-Beyan Sisteminin uygulanmaya başlanmasından sonra (01.01.2018 tarihinden sonra) mükellefiyet tesis ettiren ve söz konusu Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, kendileri veya yukarıda belirtildiği şekilde aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği kişiler aracılığıyla işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü mesai saati sonuna kadar gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine veya saat 23.59’a kadarwww.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden yapılabilecektir.
Basit Usule Tabi Olup Özellik Arz Eden Bazı Hallerde Başvuru Süresi
Sistemi Kullanmakla yükümlü basit usule tabi mükelleflerden
Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenlediği veya kullandığı tespit edilenlerin, bu hususun kendilerine tebliğ edildiği tarihi takip eden aybaşından önce,
Mevcut işine GVK’nun 51’inci maddesinde belirtilen faaliyetleri ilave edenlerin , bu faaliyetlere ilişkin işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü sonuna kadar,
İşletme hesabı esasına göre defter tutacak olan mükelleflerin defter tutmaya başlamadan önceki takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar,
kendileri veya yukarıda belirtildiği şekilde aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği kişiler aracılığıyla gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi ya da www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden başvuru yapmaları gerekmektedir.
Diğer Hallerde Başvuru Süresi
VUK’un 179’uncu maddesi gereğince, ikinci sınıfa geçerek işletme hesabı esasına göre defter tutacak olan mükelleflerin,
Gerçek usulde vergilendirilmekte iken GVK’nun 46’ncı maddesinde yer alan düzenleme gereği basit usule tabi olmayı yazı ile talep eden mükelleflerin
anılan maddelerde belirtilen şartların gerçekleştiği takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar kendileri veya yukarıda belirtildiği şekilde aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği kişiler aracılığıylawww.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden elektronik ortamda veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine başvuru yapmaları gerekmektedir.
Sistemi Kullanma Yükümlülüğünün Başladığı Tarih
Basit usule tabi mükellefler ve serbest meslek erbapları (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 01.01.2018,
Serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 01.01.2018,
Diğer mükellefler açısından ise 01.01.2019
tarihinden itibaren Sistemi kullanmaya başlayacaklardır.
E-Defter-Beyan Sistemi Uygulamasının İşleyişi
Sisteme giriş, kullanıcı kodu ve şifre temini
Defter-Beyan Sistemine kullanıcı kodu veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır.
Sisteme giriş sırasında kullanılacak şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir.
Tebliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce vergi dairelerinden elektronik beyanname gönderebilmek için temin edilen kullanıcı kodu ve şifre bilgisi ile Sisteme giriş yapılabilecektir.
Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir.
Sistem Üzerinde Yapılacak Kayıtlarda Süre ve Yanlış Kayıtların Düzeltilmesi
İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son günden fazla geciktirilemez.
Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59’a kadar yapılabilir.
Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar Sisteme kaydedilir.
Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, Tebliğde kayıt zamanına ilişkin olarak belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.
Sistem Üzerinden Tutulabilecek e-Defterler
Defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbapları ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler e-Defter-Beyan Sistemi üzerinde;
işletme defteri,
çiftçi işletme defteri,
serbest meslek kazanç defteri,
amortisman defteri,
envanter defteri,
damga vergisi defteri,
ambar defteri ile
bitim işleri defterini
elektronik ortamda tutulabileceklerdir.
Hekimler tarafından protokol defterine, borsa acentaları ile noterler ve noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından ise resmi defterlerine yapılan kayıtlardan bağımsız olarak, mükellefiyete ilişkin olarak yapılan işlemlerin kayıt zamanına yönelik süreler içerisinde Sisteme kaydedilmesi gerekmektedir.
Mükellefler, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ile bunların amortismanlarını, Sistem üzerinden tutacakları envanter defterinde, amortisman defterinde veya amortisman listesinde gösterebilecektir.
İşletme hesap hülasası (özeti), zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap hülasası (özeti) ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle Sistem tarafından üretilecektir.
Sistemde Tutulacak e-Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları
e-Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Gelir İdaresi Başkanlığı (Başkanlık) tarafından elektronik olarak yapılır.
Defterlerin kapanış onayları ise ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar Başkanlık tarafından elektronik ortamda yapılır.
213 sayılı VUK hükümleri kapsamında, e-Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulan defterler, geçerli kanuni defter; Başkanlık tarafından elektronik ortamda yapılacak açılış onayları ise tasdik hükmünde kabul edilecektir.
Sistemde Tutulacak e-Defterlerin Muhafaza Ve İbrazı
Defter-Beyan Sistemi kullanmakla yükümlü olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların kâğıt ortamında tuttukları defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır.
Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulan defterlerin, kaynağının inkâr edilemezliği söz konusu olduğundan mükelleflerce ayrıca kâğıt ortamında saklanmasına gerek bulunmamaktadır.
Sistem üzerinden indirilmiş (kaydedilmiş) olan defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır.
Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü Başkanlığa aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.
Kendisinden mükellefiyetine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir.
İlgili makamlar tarafından defter ve kayıtlarının ibrazı istenilen mükellefe ulaşılamaması ya da ibraz yazısının mükellefe tebliğ edilememesi hallerinde, bu durumu tevsik eden belgelerle birlikte mükellefin bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa başvurulacaktır.
Sistem Üzerinden Elektronik Beyanname ve Belge Üretilmesi
VUK kapsamında düzenlenme zorunluluğu bulunan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan Sistemi üzerinden veya bu Sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir.
486 no.lu Tebliğde, sistem üzerinde e-Kayıt ve bu kayıtlardan hareketle sistem üzerinde e-Defterlerin oluşturulması, serbest meslek erbapları ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler açısından zorunlu bir yükümlülük olarak düzenlenmişken, belgelerin sistem üzerinden düzenleme zorunluluğu olup olmadığına ilişkin bir açıklama yapılmamıştır.
Defter-Beyan Sistemini kullanmakla yükümlü tutulan mükellefler ayrıca sistem üzerinde, ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabilecek ve gönderebilecektir.
Beyannamelerin onaylanması sonucunda otomatik olarak hazırlanan tahakkuk fişleri ve/veya ihbarnamelerin, yine Sistem üzerinden mükellefe, vergi sorumlusuna veya bunların yetki verdiği gerçek veya tüzel kişiye elektronik ortamda iletilmesi işlemi ile söz konusu tahakkuk fişleri ve/veya ihbarnameler mükellefe tebliğ edilmiş sayılacaktır.
Defter-Beyan Sistemi üzerinden yapılan işlemlerin, girilen kayıtların, deftere kaydedilmesi işleminin ve beyanname, belge, bildirim ile dilekçelerin verilmiş/düzenlenmiş/yapılmış sayılması için Sistem üzerinde onaylama işleminin yapılması gerekmektedir. Onaylanacak işlem, yapılması gereken kanuni/idari süresinin son günü saat 23:59’dan önce tamamlanmalıdır.
Sistemi Kullanma Yetkisi
Defter-Beyan Sistemi üzerinden defter tutma, beyanname ve bildirim gönderebilme işlemleri, 3568 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat düzenlemeleri uyarınca vergi beyannamelerini meslek mensuplarına;
a) İmzalatmak zorunda olan mükelleflerden,
Kendisine elektronik beyanname gönderebilmek için kullanıcı kodu, parola ve şifre verilenlerin kendileri veya meslek mensupları tarafından,
Diğerleri için meslek mensupları tarafından,
b) İmzalatma yükümlülüğü olmayan mükelleflerden,
Kendisine elektronik beyanname gönderebilmek için kullanıcı kodu, parola ve şifre verilenlerin kendileri veya meslek mensupları ya da basit usule tabi olan mükellefler açısından bağlı oldukları meslek odaları tarafından,
Diğerleri için meslek mensupları ya da basit usule tabi olan mükellefler açısından bağlı oldukları meslek odaları tarafından,
yapılabilecektir.
Defter-Beyan Sistemini meslek mensubu veya meslek odası aracılığıyla kullanan mükellefler de Sistemi, herhangi bir işlem yapmadan bilgilenme amacıyla görüntüleme yapmak suretiyle kullanabileceklerdir.
Meslek mensuplarının, adına işlem yapacakları mükellefler ile “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni, üyeleri adına işlem yapacak odaların ise üyeleri ile “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi (Meslek Odaları ile Basit Usulde Vergilendirilen Üyeleri İçin) yapması gerekmektedir.
Sistemin Kullanımına İlişkin Sonradan Yapılacak Düzenlemeler
Sistem üzerinden işlem ve kayıt yapılması, defter oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazı, beyanname, bildirim ve dilekçe hazırlanması ve gönderilmesi, elektronik belge düzenlenmesi ile diğer kullanım şekillerine ilişkin standartlar, kurallar, usuller ve bunlarda yapılacak değişiklikler ile kılavuzlarwww.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden duyurulacak ve yayınlanacaktır.
Sorumluluk Ve Ceza Uygulaması
Tebliğde öngörülen süreler içerisinde başvuru yapmayan, başvuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dâhilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı Kanunun ilgili ceza hükümlerine göre ceza uygulanacaktır.
Defter-Beyan Sistemini kullanan mükelleflerin Sistem haricinde kâğıt veya elektronik ortamda kayıt ve defter tutmaları halinde, hiç kayıt ve defter tutmamış sayılacakları gibi Defter-Beyan Sistemi dışından gönderecekleri beyannameler hiç verilmemiş kabul edilecektir. Söz konusu kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılması nedeniyle 213 sayılı Kanunun ilgili ceza hükümlerine göre ceza uygulanacaktır.
Sistemi doğrudan kendisi kullanan mükellefler, e-Defter-Beyan Sistemine yapılan kayıtlar, oluşturulan defter, liste vb. bilgiler, elektronik ortamda gönderilen beyanname, bildirim ve dilekçeler ile elektronik belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan sorumlu olacaktır.
Sistemin aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalanarak yetki verilen kişiler aracılığıyla kullanılması durumunda mükellefler, defter, beyanname, bildirim ve dilekçelere kaydedilmesi/yansıması gereken her türlü bilginin meslek mensubuna/odasına tam ve doğru bir şekilde sunulmasından sorumlu iken, meslek mensubu/odası deftere kaydedilen bilgilerin dayanağı olan ilgili belgelere uygunluğundan ve gönderilmesine aracılık ettiği beyanname, bildirim ve dilekçelerin defter kayıtlarına ve kayıtların dayandığı belgelere uygun olmamasından dolayı ortaya çıkacak vergi ziyaına bağlı olarak salınacak vergi, kesilecek ceza ve hesaplanacak faizlerin ödenmesinden mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumludur. Bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.
Defter-Beyan Sistemi üzerinde elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespit ve tevsikinde, Başkanlık veya vergi dairesi kayıtları esas alınacaktır.
Kayıt yapılması, defter tutulması, beyanname, bildirim ve dilekçe verilmesi, belge düzenlenmesi ile diğer işlemlere ilişkin olarak 486 no.lu Tebliğde vewww.defterbeyan.gov.tr adresinde yayımlanan kılavuzlarda özel düzenleme bulunmayan hallerde, konunun düzenlendiği ilgili mevzuat düzenlemeleri geçerli olacaktır.
YUSUF ÖZER
YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİR